Lidé jsou různí a rozdíly mezi nimi jsou způsobeny celou řadou okolností, které mohou mít povahu kulturní či vzdělanostní. Tyto rozdíly souvisejí s pozicí člověka ve společnosti, s jeho životní situací apod. Ovlivňuje nás také náš psychický stav, věk či pohlaví. A právě tyto uvedené rozdíly způsobují narušení komunikace a následně nesplnění jejího základního cíle, kterým je dorozumění. V problematice komunikace je důležité rozlišovat dva pojmy, a to „porozumění“ a „dorozumění“. Zatímco porozumění je pouze jednostranné, dorozumění je vzájemný vztah mezi aktéry komunikace, při němž dochází ke sdílení stejného významu. Porozumět danému sdělení znamená tedy pouze to, že v průběhu komunikačního procesu došlo k úplnému přenosu informace od mluvčího k příjemci. Pokud však sdělovanému obsahu rozumí shodně mluvčí i příjemce, můžeme mluvit o dorozumění.(Winkler, 1998)

Komunikační problémy

V literatuře se setkáváme s různým výčtem komunikačních bariér. Například Winkler (1998) řadí mezi nejčastější komunikační bariéry následující:
Filtrování, kdy se jedná o záměrnou manipulaci s informacemi, s cílem učinit je pro příjemce vhodnějším. Jedná se o typickou komunikační bariéru v životě profesionálních organizací, kdy zdrojem je mluvčí.
Výběrové vnímání chápeme tak, že příjemce obsah sdělení vidí, slyší a následně interpretuje v závislosti na svých potřebách, motivacích, zkušenostech
a jiných osobnostních charakteristikách. Jedná se zpravidla o nekontrolovatelný a neuvědomovaný proces, přičemž zdrojem je příjemce sdělení.

Komunikační problémy

Emocionální stav člověka, přičemž zdrojem je opět příjemce sdělení. Stejnou zprávu často přijímáme různě, a to v závislosti na tom, zda momentálně prožíváme radost, štěstí či pocity úzkosti. Mezi extrémní emoce pak patří jásot či deprese, které s velkou pravděpodobností způsobí potlačení efektivní komunikace.

Používaný jazykový systém, kdy mezi faktory, které nejvýznamněji ovlivňují užívání jazyka patří věk, vzdělání a kulturní základ účastníků komunikace. Zdrojem této komunikační bariéry je příjemce i mluvčí. Neverbální narážky, přičemž zdrojem je mluvčí.

Rozpornost sdělení v čase, což znamená, že mluvčí vysloví v krátké době po sobě sdělení významově odlišná či dokonce rozporná, čímž znemožňuje příjemci jednoznačnou interpretaci. Zdrojem této komunikační bariéry je opět mluvčí.

Efektivita komunikace bývá charakterizována jako „Sedm C“: (Foret, 1994):

Credibility (důvěryhodnost): komunikace je postavena na atmosféře důvěry a víry. Příjemce sdělení spoléhá na komunikátora, na kompletnost jeho informačních zdrojů v dané problematice. 
Context (kontext): komunikační program musí být přiměřený reálnému prostředí a kontext musí odpovídat sdělení. Je to důležité, protože efektivní komuniakce vyžaduje podporu sociálního prostředí.
Content (obsah): sdělení musí mít pro příjemce význam a odpovídat jeho vlastnímu systému hodnot. Důležitá je i relevantnost odpovídající situaci příjemce. Obsah determinuje publikum.

Clarity (jasnost): vyjádření v jednoduchých pojmech je podstatné, a to tím více, čím dále sdělení putuje. Instituce by měla vždy hovořit jedním hlasem, nikoli hlasy několika.
Continuity and consistency (kontinuita a konzistence): komunikace je nikdy nekončícím procesem, který vyžaduje pro dosažení cíle neustálé opakování, přičemž samotné sdělení musí být navíc konzistentní.

Channels (kanály): jednou vytvořené komunikační kanály je potřeba náležitě využívat, protože k nim má příjemce vztah a respektuje je. Vytvoření nových kanálů je složité. Pro dosažení určitého cílového publika je nutné využívání různých kanálů, přičemž i veřejnost jako příjemce si s různými komunikačními kanály spojují různé hodnoty.
Capability (schopnost veřejnosti): je potřeba počítat se schopnostmi veřejnosti. Komunikace je nejefektivnější, jestliže vyžaduje co nejmenší zvláštní úsilí na straně příjemce. Aby bylo tohoto dosaženo, musíme znát jeho dosažitelnost, zvyky, schopnost číst, znalosti apod.
V některých případech se dokonce mohou samotná slova stát podnětem společenských událostí. Jako příklad lze uvést špatný překlad jediného slova v odpovědi Japonska na ultimátum Spojených států na konci druhé světové války, což přispělo k rozhodnutí svrhnout atomovou bombu na Hirošimu. (Foret, 1994) Foret (1994) uvádí tři základní rady:
Není důležité, co se říká, ale co se tím míní. 
Nemůžete chtít říkat někomu něco, pokud tomu sami nerozumíte. 
Nejprve je nutné věci rozumět, a teprve potom to můžeme vysvětlovat druhým. Jak vyplývá z výše uvedeného textu, rozdíly mezi lidmi vytváří faktory, které způsobují narušení komunikace a tedy nesplnění jejího základního cíle, tj. dorozumění. Existuje několik doporučení, které napomáhají dosažení významové shody mezi účastníky komunikace a zároveň zvyšují efektivnost procesu komunikace. Jedná se o používání zpětné vazby, trénink aktivního poslechu, užívání jednoduchého jazyka a kontrolu emocí. (Winkler, 1998)
Zpětná vazba tvoří samostatný prvek celého procesu komunikace, přičemž její univerzální funkce spočívá v tom, že teprve na základě ní může původní mluvčí zjistit, došlo-li k dorozumění. Udělování efektivní zpětné vazby patří mezi nezbytné součásti
pracovních schopností každého manažera.

Komunikační problémy

Aktivní poslech je rovněž základní prevencí proti vzniku nedorozumění. Jde o užitečnou schopnost v běžném životě, ale i profesionální nezbytnost pro manažery a jejich podřízené. Prostřednictvím aktivního poslechu lze zvýšit efektivitu vyjednávání a
ovlivňování lidí. Jde o činnost velmi náročnou na pozornost i energii posluchače. Aktivní poslech můžeme charakterizovat intenzivní pozorností, vcítěním do záměrů a postojů mluvčího, posloucháním se souhlasem a ochotou přijmout odpovědnost za
závěry rozhovoru. Užití jednoduchého jazyka představuje další doporučení pro předcházení vzniku komunikačních bariér. Zahrnuje

1. Přizpůsobení jazyku lidí, kterým je sdělení určeno.

2. V kontaktu s laiky nepoužívat odbornou terminologii.

3. Změnu skladby vět na jednoduché věty bez složitých souvětí.

4. Neuvádět zbytečná synonyma a neopakovat části vět jinými slovy. (tamtéž.)